雑誌やテレビで退職代行サービスが取り上げられるようになり、多くの人たちが退職代行サービスを利用しています。しかし、自社の従業員が退職代行サービスを利用して退職することになった場合、突然のことに驚いてしまいどのように対処すれば良いのかわからなくなってしまった人事担当者も多いかと思います。
そこで今回は、ある日突然退職代行サービスから連絡がきても慌てずに対処するための退職代行サービス対策マニュアル（完全版）をご紹介したいと思います。
このマニュアルを参照いただき、会社様の対策を確立していただければ、いつ退職代行サービスから連絡がきても問題なく対処できます。
退職代行サービスとは、いったいどんな組織？
退職代行サービスとは、退職の意思を持った従業員本人に代わって、会社側に退職の意思を伝えるサービスを指します。
退職代行サービスは多くの事業者が参入しており、弁護士事務所、労働組合、一般企業や個人が運営する退職代行サービスが存在しています。
ここで注意が必要なのは、
一般企業や個人が運営する退職代行サービスは有給休暇の消化や未払い残業代の請求などの交渉を行うことができないという点です。
これは弁護士法にある「弁護士又は弁護士法人（以下「弁護士等」）でない者は、報酬を得る目的で法律事件に関して代理や和解等の法律事務を取り扱うことを業とすることができない。」という法令に抵触する（非弁行為）ためです。
また、労働組合の場合は、労働組合法により会社側と対等な立場で話し合うことが可能であるため非弁行為には当たりません。
人事担当者として実際に退職代行サービスから連絡を受けた際、法律に違反している業者とやり取りすることは避けるべきです。最初の対策として、その退職代行サービスの運営母体がどのカテゴリーに属するのか、事前に確認しておく必要があります。
退職代行サービスからの連絡を拒否するのは良くない、それはなぜ？
怪しい業者もいるなら退職代行サービスからの連絡は全部拒否してしまえば良い、と考える人事担当者もおられるかと思いますが、その対策は一番選択してはいけない方法です。
詳細については、「退職代行を拒否したばっかりにこんな悲劇が。会社に不利益を被らないための知識」を参照ください。
一般企業や個人が運営する退職代行サービスも弁護士からの指導を受けて運営をしているところが大半であるため、違法な業者というのは極めて少数になります。
一方的に退職代行サービスからの連絡を拒否してしまったがゆえに大変な思いをされた人事担当者は多くいらっしゃいますので、まずは冷静に退職代行サービスの話に耳を傾けることをお薦めします。
退職代行サービスを利用された場合の流れ
退職代行サービスから突然連絡がくると驚いてしまい、いつもの退職の流れとは違うのではないか、何か特別なことをしなければならないのではないかと考えてしまいがちです。
しかし、あくまで退職代行サービスは退職希望者に代わっているだけの存在ですので、退職の手続きや一連の流れは通常の退職処理と同様と考えて問題ありません。
第三者を介して手続きを伝達するため、抜けや漏れが無いように事前の準備をしておくことがスムーズに進めるための良い対策と言えるでしょう。それでは事前に必要な伝達事項を見ていきましょう。
①退職手続きに必要なものを伝える
社員であれば退職手続きを進めるに伴い「退職届（もしくは退職願）」が必要になります。会社様によって専用の書式が存在しいる場合があります。専用書式は退職希望者の住まいに書式を郵送し回収することで退職処理を進めることが可能になります。
また、書式が無い場合は一般的な書き方の退職届を用意してもらいましょう。具体的な書き方については退職代行サービスがご本人様にレクチャーしてくれますので心配はいりません。
その他に回収が必要になる書類は「郵送」で対応いただくことになります。
②退職に伴って返却が必要な物を伝える
退職希望者に貸与している制服や社用携帯などは会社の財産になりますのでちゃんと返却してもらう必要があります。しかし突然、返却が必要な物について尋ねられても正確に答えるのは難しいでしょう。
貸与物について全ての内容を伝えるためには、事前に貸与物リストを作成しておくと良いでしょう。貸与物が多い場合、口頭で伝えるのは時間と労力を要します。リストを用意しておけば退職代行サービスからの連絡ではない場合でも併用することが可能です。
③退職後に発行が必要な書類は？
離職票や雇用保険被保険者証、社会保険資格喪失証明書など、退職希望者によって必要となる書類は様々です。全ての書類を常に準備し、退職者に送付する会社様も存在していますが、全てではありません。中には都度、必要な書類の発行依頼があって面倒な思いをされている人事担当者もいらっしゃるのではないでしょうか？
退職代行サービスは退職後に必要な書類について、事前に退職希望者からヒアリングをしていますので手間がかかることは少ないでしょう。併せて人事担当者から確認いただければ面倒なやり取りは無くなるでしょう。
人事担当者として確認しておくべきことは何がある？
ここでは事前に確認しておいた方が良い項目について説明いたします。
「確認をしていなかったことで後から追加で要望が出てきた。」
「今後の職場環境改善のために話を聞いておくべきだった。」
「現場から確認してほしいとの声が何度も出てきて対応に困った。」
大きなトラブルには繋がっていませんが、そうなるかもしれない可能性がある項目です。こちらも今後の対策にぜひ盛り込んでいただければと思います。
①有給休暇は消化するのか
正社員に限らず、アルバイト・パートでも有給休暇は付与されます。これは労働法で決められており、一定の条件を満たしていれば取得が可能とされています。そのため退職時に全てを消化してから退職したいと考える方は多くいます。しかし、双方で有給の消化を確認していなかったことでトラブルになるケースがあるようです。
「有給が残っているのに消化できていない、退職日を伸ばして消化したい。」
「有給休暇があることを知らされていなかった」
先の申し上げた通り法律で定められた権利であるため、会社側は有給休暇の取得を断ることができません。必要な情報を提供していない、取得を妨害するといったことは法令違反になります。
②退職理由、その背景は何なのか
退職代行サービスを利用された場合、本人と直接会ったり、電話で話したりすることは難しいでしょう。そのため退職を決意するに至った原因やきっかけがどういったものなのかを知ることが難しい状況です。
しかし会社側としては今後同じように退職代行サービスを利用することが無いよう対策を講じるためにも原因は知っておきたいところでしょう。退職代行サービスによってはそういった会社側からの要望にもある程度答えてくれる場合があります。
退職者本人が教えてくれない場合もあるかと思いますが、今後の対策のためにもできる限り確認しておくと良いでしょう。
③引継ぎはあるのか
退職代行サービスを利用する退職希望者は即日退職（次の日からは出勤せずに退職）することがほとんどです。そのため退職希望者が直近まで行っていた業務の内容を知る必要があります。
常日頃から情報を共有し、従業員に何かがあった場合に誰でも対応できるようバックアップされていれば問題ありませんが、会社様によっては退職希望者しか知りえない業務や情報があるものです。
ただ、人事担当者は退職希望者と他部署になることが多いため、そういった情報の確認を見落としてしまう傾向があります。退職代行サービスから連絡を受けた際には退職希望者から引き継ぐべき内容がないのか、所属部署に確認すると後々に手間がかからずに済むようでしょう。
まとめ、今後やっておくべき会社としての対策とは
ここまで退職代行サービスから連絡が来た際にやっておくべきこと、またその際の注意点についても説明してきた。
①退職代行サービスの運営母体はどのような組織なのか。
②退職代行サービスが代わりに伝える退職希望者から話を冷静に聞く
③退職手続きに必要なものを伝える
④退職に伴って返却が必要な物リストを作成して伝える
⑤退職後に発行が必要な書類はあるか
⑥有給休暇は消化するのか
⑦退職理由、その背景は何なのか
⑧引継ぎはあるのか
会社様の特徴や退職希望者の職種によって内容を変える必要があるとは思いますが、基本的には上記の項目を対策として準備しておけば、焦ることなくスムーズに対応することができるでしょう。
