近年で退職代行サービスを使用した人、退職代行サービスを利用したいと考えている人が増えています。
一方、企業側は退職代行サービスから連絡があり、従業員の代わりに退職の申し入れがあると突然の連絡に社内で動揺が走り、対応するにも方法がわからず大慌てする場合があるようです。人事担当者によっては退職代行を使われたことでトラブルになるのではないかと不安に思う人もいます。
この記事では退職代行を使われた時の対処法について紹介します。従業員が退職代行サービスを使用する理由と、退職代行を使われた時にトラブルになってしまう間違った対応についても解説していますのでトラブルを回避するためにも、ぜひ参考にしていただきたく思います。
退職代行を使われたらどうする？完璧な対処法をお教えします。
退職代行サービスは、仕事を辞めたいと考える従業員に代わり、企業側に退職の意思や退職時の要望などを伝える存在です。基本的には企業側と敵対する相手ではないので冷静に対応すればトラブルになることはありません。退職代行サービス側も企業側と敵対するつもりはまったく無いので、焦らず落ちついて対応するようにしましょう。
では退職代行を使われた時、具体的にどのような内容を対応すると良いのでしょうか。
事項でより詳細な内容について順を追って説明します。
速攻解決！トラブルにならない退職代行への対処法
退職代行を使われたからといって特別なことをする必要はありません。従業員が仕事を辞めたいと申し入れているだけなので、退職希望者が退職を申し入れている時と同じように扱えばトラブルにはなりません。具体的には下記の順番で対応すると良いでしょう。
①退職代行を使われたら、まずは話を聞く
まずは仕事を辞めたい従業員が誰なのか、退職日がいつなのか、退職をするために必要な情報があるはずです。その情報に関して退職代行サービスが事前に情報収集しており、企業側へ伝えてくれます。退職代行サービスによっては今後の注意事項などを説明してくれる場合もありますので、落ち着いて話を聞くことが大切です。
②退職代行サービスの素性を確認（特級認定なら安心して大丈夫）
退職代行サービスは主に一般企業、労働組合、弁護士事務所が運営しています。この中で一般企業による退職代行サービスは企業側と交渉することができません。もし交渉を行うと非弁行為となり法的に罰則を受けなければなりません。
そのため退職代行を使われた時は退職代行サービスの運営母体がどのような組織なのか、担当者の連絡先や担当者名は忘れずに確認しておきましょう。万が一、素性の怪しい退職代行を使われた場合はトラブルになる危険性があります。
（当協会が特級認定している退職代行サービスであれば素性が明確になっているため、安心して対応いただけます）
③退職希望者の意思確認
退職代行サービスからの話とあわせて、退職希望者から仕事を辞めたいという意思を確認しましょう。基本的には面前で話したり、電話で話したりすることは難しいため退職届などの書面で意思確認をすることをおすすめします。その他に意思確認をする方法に希望がある場合は退職代行サービスの担当者を窓口として退職希望者の考えを確認することが可能です。
④該当者の雇用条件や貸与している物を確認
退職希望者の意思確認ができたら、本格的に退職の手続きを進めるために雇用条件に合わせた退職手続きの準備、退職希望者から企業側へ返却が必要な貸与物を確認しましょう。
確認漏れがあると後々にトラブルになる場合もあるため十分に確認しておくことをおすすめします。
⑤必要な手続きや返却物に関して退職代行へ伝達する
手続きや返却物の確認ができたら退職代行サービスへその内容を伝えます。その後、退職代行サービスから退職希望者へ話が繋がり、退職手続きがスムーズに進んでいきます。
この時に疑問点があれば退職代行サービスへ伝えましょう。迅速に回答が得られるように動いてくれます。
ここまでが退職代行を使われた時でもトラブルなく対処できる方法になります。通常の退職手続きと差はないはずです。落ち着いて対応できればトラブルになることは無いでしょう。
退職代行を使われたのはなぜなのか？使用した理由を大公開。
企業側によっては、なぜ退職代行を使われたのか知りたいと考える人も多いことでしょう。
仕事を辞めたいと考える人の中には、自分自身で退職の話をするのが面倒だから退職代行サービスを使用する人もいますが、主には下記の理由で仕事を辞めたいと思い、退職代行サービスを使用することが多いのが実情です。
①仕事を辞めたいと言いづらかった、怖くて言えなかった
仕事を辞めたいと考えていても、上司や同僚に申し訳なくて言いづらい、トラブルになるのが怖くて言えないと考える人は多くいます。仕事を辞めたいと言えないまま我慢を続けた結果、退職代行サービスを頼る人が少なくありません。
②引き止められた、気まずい雰囲気になってしまった。
一度は自分自身で仕事を辞めたいと伝えたが、引き止められてしまい話を進めることができなくなった、辞めると伝えてから気まずい雰囲気になってしまい職場にいづらいといった理由で退職代行サービスへ相談する人も多くいます。
③仕事を辞めたいけど、有給消化が認められなかった
本来、退職する際に有給休暇を消化することは退職希望者の権利であり、会社側が有給消化を拒否することはできません。しかし有給消化の希望が叶えられず、退職の話を進めることができない状況に困って退職代行サービスを使用する人もいます。
④人間関係のトラブルを抱えていた
既に人間関係のトラブルを抱えている場合、自分自身で仕事を辞めたいと伝えることが難しい環境になってしまっている場合があります。トラブルを解決するため、退職までに話し合いをしなければならない、関係が悪化している相手と退職の話をしなければいけない場合、精神的負担が大きくなることでしょう。そのような負担を軽減して仕事を辞めたいと考える人から退職代行サービスの使用が増えています。
主には上記の理由により退職希望者は退職代行サービスを使用しています。なかには我慢を重ねたことで肉体的、精神的に病んでしまった人もいます。このような状況やトラブルの発生を防ぐために、退職代行サービスを活用すべきだと思います。
企業側が問題？退職代行を使われたのは必然だと思う問題行動とは
冷静に対応すれば退職代行を使われたとしてもトラブルになることは無く、退職代行サービスを使用するにはちゃんとした理由があることを説明しました。
それでも一部の企業の中には退職代行を使われたことに納得できないと思う人もいるかもしれません。退職希望者への心配や期待によっては仕事を辞めたいという意思をいさめる行動を取る場合もあるでしょう。
しかし、注意が必要なのは下記のように行き過ぎた対応を取ることです。対応によっては退職代行を使われたのは必然だと思われてしまう対応もありますので、企業担当者様がそのような行動を取っていないか、確認することをおすすめします。
①退職代行の連絡を無視、従業員からの郵便物を受け取らない。
退職代行サービスからの連絡を無視する、従業員からの郵便物を受け取らないなど、沈黙を守ればトラブルにならないと考える人がいるようです。トラブルにならないどころか大きなトラブルに発展する可能性があります。
先にも説明した通り、退職代行サービスや仕事を辞めたいと考える人に代わって退職の意思を伝えるサービスです。退職代行を使われたからといって退職代行サービスの連絡を無視することは、退職希望者を無視していることと同意になります。
また従業員からの郵便物は受け取りが必要な書類や貸与物である可能性が高いです。受け取らないことは会社側としても損害に繋がる場合もあります。郵送内容によっては後々に公的機関から注意や指導を受ける可能性がある物もありますので、注意が必要です。
②従業員に圧力をかける（連絡や訪問をする、出社を強要する）
退職希望者へ直接コンタクトを取るため、強引な手法で連絡や自宅へ訪問する、または給与が手渡しになるなどの理由をつけて出社を強要する企業もあります。
そのような行動が退職代行を使われた原因にはなっていないでしょうか？退職希望者は企業側の誰にも会うことなく仕事を辞めたいと考え退職代行サービスを使用しているのですから、不要な圧力と思われる行動は慎みましょう。
③必要書類の発行しない、わざと遅らせる
会社を退職した後には離職票や源泉徴収票などの書類が必要になる場合もあります。書類によっては企業側に発行義務がある書類もありますが、退職希望者を引き止めるために必要書類の発行をしないなど、嫌がらせと捉えられる行動を取る企業もあるようです。
退職希望者が困るだけでなく、企業側としてもトラブルを抱える事態になりかねません。退職代行を使われたとしても一時的な感情に流されず、冷静に対応することが大事です。
上記の他には、有給休暇の消化を認めない、覚えのない内容で損害賠償を請求してくるなど、嫌がらせと思える対応をする企業が存在していることが確認されています。
企業側にとってトラブルになりかねない行動と言えますので、万が一そのような行動をしている場合は早急に改めていただきたいと思います。
まとめ：退職代行を使われた時の完璧対処法。トラブルを回避するにはこれしかない。
ここまで、退職代行を使われた時の対処法を解説し、仕事を辞めたいと考える人が退職代行を使用する理由や退職代行を使われた時のNG行動についても説明してきました。
従業員が突然、退職代行サービスを使用して仕事を辞めたいと申し入れてきたら驚くのは当然です。退職代行を使われたことにショックを受けて、感情的になってしまう人もいるでしょう。
しかし、企業側としては一旦冷静になって対処することが、トラブルにならない完璧な対処法の第一歩です。円満な退職が進むよう、双方で正しい手続きを取りながら相手のことを気遣える行動が必要な場面ではないでしょうか。
そのためにも本記事を参考にしていただき、トラブルを回避していただければ幸いです。
