【人事担当者向け】これは絶対ダメ！退職代行への正しい対処法

近年、退職代行サービスを利用して仕事を辞める人が増えています。

退職代行サービスがテレビや雑誌に取り上げられることが増えたことで新規参入する退職代行サービス事業者が増え、併せて退職代行サービスの認知度が向上して利用者も増えているためです。

このような背景から、退職代行サービス事業者から退職の連絡を受ける企業としても十分な知識と対応策を準備しておかなければなりません。

今回は、退職代行サービスがどのようなサービスなのか、退職希望者が退職代行サービスを使う理由などを紹介させていただき、企業側の人事担当者の立場、退職代行サービスを利用する退職者の上司の立場で、退職代行サービスから退職の連絡を受けた際にどのように対応すべきか、間違った対応をしてリスクを負わないための方法をご説明いたします。

退職代行サービスとは。利用するための流れは？

退職代行サービスからの連絡に対して正しく対応するためには、退職代行サービスについて正しい知識を身につけておくことが重要です。

退職代行サービスとは、退職代行サービス事業者が退職をしたい本人に代って退職の意思を企業側に申し入れるサービスです（詳しくは「退職代行サービスとは。意味や意義」をご覧ください）

それではサービスを利用するにはどのような手続きが必要なのでしょうか。

利用する退職者は主に以下のような手順を踏むことになります。

退職代行サービス事業者によって対応可能なツールは違ってきますが、電話、メール、LINEが相談手段になります。
まずは退職の理由、退職したい時期、申し込むための支払い方法などについて相談します。ほとんどの退職代行サービスが無料での相談に対応しています。

相談後に支払方法を決めて正式な申し込みを行います。
支払い方法は銀行振り込み、クレジットカード支払い、コンビニ決済など様々です。決済方法が豊富な退職代行サービス事業者もいます。

事前に相談した退職理由などの情報を基に退職代行サービス事業者は企業に対して退職代行を実施します。
退職代行サービス事業者が連絡する先は主に勤務先の人事担当者や直接の上司になります。退職代行実施時には退職手続き方法の確認や退職後に必要となる離職票などの書類の依頼をすることもあります。

企業側が本人の退職を了承し、退職手続きが無事に済むと退職完了となります。
退職代行サービスは退職の代行を申し入れることが主なサービス内容となりますが、事業者によっては退職が完了するまでサポートする退職代行サービスもあります。

なぜ退職代行サービスを使うのか。

ここまでは退職代行サービスの大まかな流れや内容について説明させていただきました。

退職代行サービスは、事業者が人事担当者や上司に連絡をする前から準備が始まっており、退職完了までは自身で退職を行うよりも様々な過程を踏む必要があります。

ここまで読んでいただいた人事担当者や役職者の方からは

「仕事を辞めるのになぜ自分で言わないのか？」
「退職代行サービスへの対応なんて面倒。どうしてそんなところを使うのか？」
「社会人として退職を第三者に依頼するなんて非常識だ！」

上記のようなことを思う方も多いのではないでしょうか？

手間隙だけでなく、お金まで払って第三者に退職代行を依頼することに対して納得ができない方も多いかと思います。

しかし裏を返せば、お金がかかっても、時間がかかっても第三者である退職代行サービスを利用してでも「仕事を辞めたい」のです。

退職希望者が「退職に対する非常に強い意志を持って退職代行サービスを利用している」ことをまずは理解しましょう。

退職代行サービスを使う理由は？

実際に退職代行サービスを利用した人たちの理由をまとめてみますと以下のようになります。

・上司が怖くて退職を切り出せない
・何度も退職を申し入れたが聞き入れてくれない
・人手不足など、なにかと理由をつけて、しつこく引き留められる
・入社したばかりで退職を申し入れるのが申し訳ない
・精神的に限界で会社の人と会いたくも話したくもない
・自身の病気療養や親族の介護等で急遽仕事を辞めなければならない

自分で仕事を辞めることを試みたけれどもうまく進めることができなかった、人事や上司に説得されてしまった、または自分から辞めることを言い出せる環境ではない、自分から仕事を辞めると言うには心苦しい、といった理由が大半を占めています。

無責任だから退職代行サービスを利用したのではなく、責任をもって退職することを伝える意思があるから退職代行サービスを利用しているのです。

退職代行サービスから連絡あった場合の注意点。間違った対応とは？

自社の社員がなぜ退職代行サービスを使うのか、その理由にはどのようなものがあるのかは理解いただけたかと思います。

ここからは退職代行サービスから連絡が来た際の対応について、やってはいけないことや正しい対処法についてお話していきたいと思います。

これをやっては絶対ダメ！退職代行サービスに対する間違った対応とは。

ある日突然、第三者から退職の申し入れがあるのですから驚くのも当然です。
「いきなり何を言うのだ！」と憤慨される人事担当者や退職者の上司もいます。しかし、退職代行サービスは従業員本人の声を代弁する存在です。

まずは本人からの退職の申し入れであるという点を理解して対応することが大切です。

私自身、退職代行サービスに携わった過去の経験の中では、退職代行サービスからの連絡に対して「本当に頼んだのか確認させろ。委任状を出せ」「非弁行為だから代行は認めない」などと言って不要に引き延ばしたり、明らかな居留守を使って退職代行サービスからの電話に対応しない、といった行為をする人事担当者や上司の方もいました。

また、「会わないと絶対に辞めさせない」「懲戒解雇する」「損害賠償請求をする」などと圧力の強い言葉を投げかける人もいます。

このようなことは退職代行サービスへの対応として「絶対にやってはいけない最悪な対応」です。

その理由としては主に以下の3点が挙げられます。

退職者自身、長い間真剣に悩んだうえで料金まで支払って退職代行サービスを利用しています。

それほど意思が固い人間に対して「辞めさせない」と強固な姿勢をとっても何の意味もありません。そのようなことをしても結局は退職届を提出してきたら辞めさせなければならず、それでも辞めることを認めなければ会社が罰せられることにもなりかねません。

また、場合によっては退職代行サービスの勧めで労働基準監督署などに行かれ、人事担当者や上司の方が対応に追われることにもなります。

どのような嫌がらせをしても結局は辞めるのです。

むしろそのような状態で退職させずに残ったとして、会社に利益をもたらすのでしょうか。人によっては害にすらなりかねません。不満を爆発させ、有ること無いことパワハラだ、セクハラだと騒がれたらそれこそ大変なことになるのではないでしょうか。

このような対処や対応は会社にリスクしかもたらさないだけでなく、全員が不快になり誰も得をしない「絶対にやってはいけない最悪な対応」と言えます。

やってはいけない対応の中で一番多いのは「会わないと絶対に辞めさせない」「直接連絡させないと絶対に辞めさせない」というものです。

これは会社側である人事や上司の立場で考えるとこのように思うのは一部理解はできます。理由をしっかりとヒアリングしたい、可能なら悪い部分を改善することを約束して引き留めたい、などと思うのはごく自然なことのようにも感じます。

しかし、一度や二度このように言うだけでなく、頑なに何度となく言い続け、一切聞き入れる姿勢もないと、退職者や退職代行サービスは「意味のない強引な引き留め」「妨害工作」「嫌がらせ」と受け取ることになります。

また、退職代行サービスに対して「委任状を出せ」「非弁行為だから代行を認めない」というのもよくない対応です。

インターネットなどの記事で「退職代行サービスの対処法でまずは委任状を請求しましょう」という指南をしているものを見かけますが、この対応は完全に間違った対応です。

退職代行サービスが退職の意思を伝えた後、結局はすぐに本人から直接退職届を提出しますし、その他の書類などのやり取りも退職者本人と直接郵送でやり取りをするわけですからその委任状はほとんど意味を成しません。

このように言い出して一切対応しない姿勢が見えると、退職代行サービスはただの「妨害工作」や「嫌がらせ」と受け取ります。

そして最も最悪な対処法は「懲戒解雇する」「損害賠償請求をする」「非弁行為だから代行を認めない」「弁護士に言って対応する」などと圧力をかけて脅すことです。

「非弁行為だから代行を認めない」「弁護士に言って対応する」と脅して突っぱねる方も稀にいるようですが、「〇〇さんが退職したいと言っている」と口伝えで伝えているだけであれば非弁行為には該当しませんし（退職代行サービスが非弁行為かどうかについては弁護士によって見解が違いますが、「伝えるだけでは非弁行為ではない」と主張する弁護士も多くいます）、そのように言われた退職代行サービス事業者は、実際に非弁行為を行っていないことは分かっているので、ただの「嫌がらせ行為」「妨害行為」と受け取るだけで何の効果もありません。それだけでなく、会社側のリスクを高めることにもなります。

退職代行サービスは法人が運営している場合もあれば個人が運営している場合もありますが、対応しているのは「生身の人間」です。感情があります。

退職代行サービスだけではなく、退職者は元々負の感情を持って辞めることを決意していることがほとんどです。
そのような負の感情を持っている勤務先から、追い打ちをかけるように嫌がらせをされたら仕返しをしたくなるのも人間の感情です。

会社に対して恨みを増幅させて悪い噂を流したり、「ブラック企業」だとSNSで拡散したり、最悪な企業だと口コミサイトへ投稿することも十分に考えられます。

そうなった時に今後の採用や取引先への印象に大きな影響を及ぼすリスクがあることをしっかりと考えた上で対応をするべきだと思います。

たとえ相手が退職代行サービスであっても、その後ろには依頼者である退職者がいます。その場の感情や圧力をかけるための言葉を使うことは間違った対応であり、会社にとって最悪な自体を招きかねないことを肝に銘じておく必要があるでしょう。

どのような嫌がらせをしても遅かれ早かれ辞めることには変わりません。前述した「絶対にやってはいけない最悪な対応」は会社にリスクしかもたらさないこと、また、何かあった時の責任は対応した人事担当者や退職者の上司が負うことになることも覚えておく必要があります。

退職代行サービスへの対応はそれらを理解した上で対処する必要があるのです。

また、退職者は「会社と一切連絡を取りたくない」「会社の誰とも会いたくない」と思い、退職代行サービスに依頼をする方がほとんどです。ほぼ全員と言ってもいいでしょう。

そのような状態ですから、退職代行サービスから連絡を受けた人事担当者や上司の方から「退職代行は認めない」「会う（または直接連絡が取れる）まで退職を認めない」と言われた場合、退職者がとる選択肢は、そのまま無断退職（バックレ）か一方的に退職届を送りつけて終了させるしかなくなります。

さらに言えば、退職代行サービスは「退職の意思を伝える」のがサービス内容ですので、一度連絡をして退職の意思を伝えれば退職代行自体は完了します。

そのため、嫌がらせをするような相手に対応する義理はないですし、あくまで費用をいただいているのは退職者からであり会社側ではありません。

にもかかわらず、上から目線の失礼な対応をする人事担当者や上司の方がいますが、退職代行サービスが連絡を取り合うことを放棄したら会社は退職者との連絡手段を失い、退職にかかわる手続きが滞ったり、貸与した返却物が戻ってこないなど、自身の首を絞める結果になります。

退職代行サービスを拒むのはもちろん自由です。ただ、その結果退職者と連絡が取れなくなって困るのは会社側だということも認識しておく必要があります。

退職代行サービスに対してどのように対応するのが正解なのか？

退職者本人もそうですが、退職代行サービス事業者も同じ人間であり、企業の製品やサービスを利用している一人の消費者かもしれないことを忘れてはいけません。

退職代行サービスに対する間違った対応は会社の悪い噂やイメージダウンになるだけといっても過言ではないと思います。

そのことを前提に、不要なリスクを避け、スムーズに退職手続きを進めるために退職代行サービスを「あえて利用する」のが、会社側の人事担当者や上司にとっても、退職する従業員にとってもメリットになるはずです。

退職代行サービスは、会社側から言われた退職者への要求は、しっかりと本人に伝えないといけません。そこを上手く利用して、退職に必要な確認事項や、提出してもらわないといけない退職関連書類の請求、貸与物の返却方法の指示などについて、退職代行サービスから退職者へ連絡してもらい、退職を問題なくスムーズに進められるよう協力してもらいましょう。

また、退職代行サービスにもよりますが、退職者からの提出物が届かない場合などについても退職代行サービスに伝えれば退職者へ早く提出するように催促することもできます。

退職代行サービスとしてもトラブルを避け、早く終わってもらった方が連絡の手間もなくなり助かるため、自主的に書類を送付したのかなどの確認をする場合もあるため、敵対するよりも活用した方が人事担当者や上司の方としても遥かにメリットが大きくなります。

前述したように退職者と連絡が取れなくなって困るのは会社側です。

出ない相手に何度も連絡をしなければいけないなど、余計な手間を省く意味でも退職代行サービスへ退職者との伝言係を頼み、うまく利用して必要なものは全部退職者へ伝えて対応するようにしてもらうのがお互いにとっても望ましい形といえます。

まとめ

様々な人たちの意見によって退職代行サービスのイメージも様々かと思いますが、退職代行サービスといえど会社側の人事担当者や退職者の上司の方に連絡しているのは同じ人間です。

人を介したサービスである以上は、お互い気持ち良く物事を進めることがリスクを最小限に抑え、不要なトラブルを回避する上でも、会社側が無駄な労力を割くことを抑える上でも大切であると思います。

退職代行サービスから連絡が来たときは退職者本人との直接の連絡は諦め、退職代行サービスと敵対するのではなく上手く利用するようにしましょう。